Każda sprawa jest niepowtarzalna. Nawet dokonanie typowej czynności notarialnej może wymagać ustalenia szeregu faktów, z odległej nieraz przeszłości, albo pozyskania dokumentów, których potrzeba ujawni się dopiero po przestudiowaniu przez nas stanu faktycznego. Dlatego poniższe informacje mają za cel przede wszystkim ułatwienie Państwu zgromadzenie dokumentów przydatnych podczas ustalania z notariuszem szczegółów czynności notarialnej, która najbardziej będzie odpowiadała Państwa potrzebom. Jeżeli mają Państwo pytania o to, co warto przygotować przed spotkaniem, prosimy o kontakt telefoniczny – spróbujemy rozwiać Państwa wątpliwości.
Dokumenty, które przez notariusza ocenione zostaną jako niezbędne do sporządzenia umowy, powinny zostać dostarczone w oryginale, najpóźniej przy podpisaniu umowy. Prosimy pamiętać, że podczas każdej czynności notarialnej jej strony powinny okazać notariuszowi ważny dowód osobisty lub inny dokument stwierdzający tożsamość.
Dokumenty pomocne w przygotowaniu umowy zbycia (np. sprzedaży, darowizny) nieruchomości będącej samodzielnym lokalem:
- dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez właściciela (będzie to zatem przykładowo wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży czy odpis prawomocnego postanowienia sądu stwierdzającego nabycie spadku),
- dokument obejmujący oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla tego lokalu (na przykład odpis księgi wieczystej czy zawiadomienie o dokonanych w księdze wieczystej wpisach, przesyłane każdemu nowemu właścicielowi przez Sąd prowadzący księgę wieczystą, po ujawnieniu nabytej własności),
- jeżeli lokal został nabyty na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po dniu 31 grudnia 2006 roku: darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub przeniesienia własności w wykonaniu zapisu albo polecenia testamentowego, niezbędne jest zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające uregulowanie podatku od spadków i darowizn.
Dokumenty pomocne w przygotowaniu umowy zbycia (np. sprzedaży, darowizny) nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):
- dokument stanowiący podstawę nabycia tej nieruchomości przez właściciela (na przykład wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży czy odpis prawomocnego postanowienia sądu stwierdzającego nabycie spadku),
- dokument obejmujący oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości (na przykład odpis księgi wieczystej czy zawiadomienie o dokonanych w księdze wieczystej wpisach, przesyłane każdemu nowemu właścicielowi przez Sąd prowadzący księgę wieczystą, po ujawnieniu nabytej własności)
- wypis z rejestru gruntów dla tej nieruchomości,
- informację wydaną przez urząd miasta lub gminy stwierdzającą jakie jest przeznaczenie tej nieruchomości w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (o ile nieruchomość objęta jest ustaleniami takiego planu),
- jeżeli nieruchomość została nabyta na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po dniu 31 grudnia 2006 roku: darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub przeniesienia własności w wykonaniu zapisu albo polecenia testamentowego, niezbędne jest zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające uregulowanie podatku od spadków i darowizn.
Dokumenty pomocne w przygotowaniu umowy zbycia (np. sprzedaży, darowizny) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
- dokument stanowiący podstawę nabycia spółdzielczego własnościowego prawa przez uprawnionego (przykładowo przydział wydany przez spółdzielnię mieszkaniową, wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży czy odpis prawomocnego postanowienia sądu stwierdzającego nabycie spadku),
- aktualne zaświadczenie wydane w tym celu przez spółdzielnię mieszkaniową, w zasobach której znajduje się ten lokal (zaświadczenie to zawiera między innymi opis lokalu, wskazuje kto jest uprawniony z tytułu spółdzielczego własnościowego prawa do tego lokalu, czy została dla tego prawa założona księga wieczysta),
- dokument obejmujący oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla tego spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, o ile księga wieczysta została założona (na przykład odpis księgi wieczystej czy zawiadomienie o dokonanych w księdze wieczystej wpisach, przesyłane każdemu nowemu nabywcy przez Sąd prowadzący księgę wieczystą, po ujawnieniu nabytego prawa),
- jeżeli spółdzielcze prawo zostało nabyte na podstawie dziedziczenia lub dokonanych po dniu 31 grudnia 2006 roku: darowizny, nieodpłatnego zniesienia wspólności prawa lub przeniesienia prawa w wykonaniu zapisu albo polecenia testamentowego, niezbędne jest zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające uregulowanie podatku od spadków i darowizn.
Dokumenty potrzebne w przygotowaniu poświadczenia dziedziczenia:
- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (w przypadku mężczyzn odpis aktu urodzenia, w przypadku kobiet odpis aktu małżeństwa),
- wszystkie istniejące testamenty spadkodawcy (np. wypis testamentu sporządzonego w formie aktu notarialnego lub oryginalny testament własnoręczny lub protokół obejmujący treść testamentu sporządzonego przed wójtem, burmistrzem, prezydentem miasta, starostą, marszałkiem województwa, sekretarza powiatu albo gminy lub kierownika urzędu stanu cywilnego),
- dokument urzędowy obejmujący numer PESEL spadkodawcy (np. stary dowód osobisty lub paszport – o ile czynność anulowania tego dokumentu nie spowodowała uszkodzenia zapisu, zaświadczenie wydane w tym celu przez organ gminy prowadzący ewidencję ludności),
- jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość – dokument obejmujący oznaczenie księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości.